Euer Event in besten Händen!

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Damit ein Event reibungslos ablaufen kann, ist eine langfristige Planung im voraus nötig. Die Planung beinhaltet dabei einige unverzichtbare Aspekte. 

Zur Orientierung könnt Ihr Euch mit dem DJWoiferl-Eventteam zunächst einige Fragen stellen:

 

• Was soll im Zentrum der Veranstaltung stehen?

• Welche Zielgruppe soll angesprochen werden?

• Wie groß ist das Budget?

• Wo/Wann soll die Veranstaltung stattfinden?

• Wie viele Gäste werden eingeladen?

• Wie viele Gäste werden erwartet?

• Wie viele Gäste kann die Location greifen?

• Wie lange soll die Veranstaltung gehen? (ein Abend, eintägig, zweitägig…?)

• Wird für das leibliche Wohl gesorgt?

• Wenn ja, welches Menü und welcher Catering-Service werden ausgewählt?

• Ist das Essen im Preis inklusive oder müssen die Gäste es zusätzlich bezahlen?

• Welche Musik unterhält die Gäste? Gibt es besondere Live-Acts?

• Presse oder soll es im privaten Rahmen bleiben?

• …

Wie man sieht, muss man auf einiges achten, sodass man um eine ordentliche und strukturierte Planung nicht herum kommt!

 

Vorteile Hochzeits- und Eventplaner
Wir machen aus Deinem Fest ein ganz besonderes Erlebnis. Durch uns sparst Du zeitaufwendige Recherchen und nervenaufreibende Vorarbeiten. Du profitierst einerseits von unseren guten Kontakten zu den jeweiligen Dienstleistern, die beste Qualität liefern, und andererseits von unseren günstigen Konditionen, die wir an Dich weitergeben können. Du sparst also nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld! 
  
Unser Angebot
Bei dem ersten kostenlosen Beratungsgespräch informieren wir Dich über unsere Serviceleistung und erfragen Deine Wünsche und Ideen für Dein Fest. Nach einer kurzen Planungsphase erhälst Du an unserem „Präsentationsabend“ detaillierte Angebote von unseren Dienstleistern sowie Floristik- und Dekorationsvorschläge. Alle Angebote können nach Deinen Wünschen geändert werden. Mit Deinem für Dich individuell erstellten Budgetplan kannst Du alle anfallenden Kosten genau überblicken. Natürlich halten wir uns dabei genau an Deine Budgetvorgaben.

 

Unsere Funktion am Festtag
An Deinem Festtag stehen wir Dir mit voller „(Wo)Men-power“, Rat und Tat und kühlem Kopf zur Seite. Für alle Eventualitäten sind wir bestens gerüstet. Wir koordinieren für Dich alle Dienstleister vor Ort und halten Dir im Hintergrund den Rücken frei, so dass Du Deinen „Festtag“ in vollen Zügen genießen kannst und Dich um nichts kümmern mußt!

Ihr musst nur noch „Ja“ sagen (z.B. bei der Hochzeit), alles andere erledigen wir!

 

 

Um all dies kümmert sich das DJWOIFERL-EVENTTEAM für Euch...

Spart Euch also das weitere Durchlesen und ruft uns einfach unter 0049-89-5460000 an, um Euer Event zu planen!

Natürlich gestalten wir Euer Event zusammen, nur so macht die Zusammenarbeit Spaß !
 

 

Erfolgreiche Planung und Durchführung von Events

Jeder der schon einmal selber Events organisiert hat, kennt die Situation. Die Planung von Events ist spannend und vielseitig. Schliesslich ist kein Event wie das andere und gerade dies macht die Live-Kommunikation so interessant. Die Organisation von Events kann aber schnell zum persönlichem Test für die eigenen Nerven und zu einer grossen Belastung werden. Die Gründe dafür können vielschichtig sein; Fehlplanung, falsches Timing, Terminkollision, Absage von Eventlocations/Eventdienstleistern, zu wenig Anmeldungen, schlechtes Wetter, krankheitsbedingte Abwesenheiten, technische Probleme, zu wenig Personal... 

Dies um nur einige Beispiele zu nennen.
 

Kalkulierbare & unvorhersehbare Faktoren

Dabei gibt es viele kalkulierbare Risiken, welche mit einer professionellen Planung umgangen werden können. Mehr zu diesen Faktoren im nächsten Kapitel. Bleiben jene Faktoren, auf welche man keinen direkten Einfluss hat, wie z.b das Wetter, unplanmässige Absagen, krankheitsbedingte Ausfälle etc. Hier gilt vor allem eines – kühlen Kopf zu bewahren. Dies ist natürlich einfacher gesagt als getan. Wo möglich sollten deshalb frühzeitig Plan B-Varianten ausgearbeitet werden. Dies hilft, auch bei unvorhersehbaren Ereignissen die Planung aufrecht erhalten zu können. Am wichtigsten jedoch ist – die Situation zu akzeptieren, in Ruhe zu analysieren und dann aus der gegebenen Situation das Optimale herausholen.
 

Ratgeber & Checklisten als Unterstützung vor, während und nach Events

Wie erwähnt, ist die Eventorganisation bis auf wenige Ausnahmen kalkulierbar und Eventplaner haben einen direkten Einfluss auf den Erfolg einer Veranstaltung. Mit einer frühzeitigen und professionellen Planung ist schon sehr viel erreicht. Hierzu gibt es im Internet zahlreiche hilfreiche Ratgeber, Checklisten sowie Best-Practise Beispiele. Wir haben eine kompakte Anleitung für Euch bereitgestellt. Dazu haben wir Euch weitere externe Quellen mit – aus unserer Sicht – sehr wertvollen und umfassenden Checklisten und Hilfsmittel aufgelistet.

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Grundsatzentscheide vor dem Event

• Eventziel(e) definieren

• Zielpublikum (Gäste) ermitteln

• „Roter Faden“ für Veranstaltung finden und diesen anschliessend konsequent umsetzen

• Ein spezielles Event-Moto wirkt sich auf die ganze Planung aus (Deko, Dresscode, Speisekarte, Getränke, Mobiliar, Unterhaltung etc.)

• Datum festlegen (hier unbedingt vorgängig prüfen, ob an diesem Datum bereits andere relevante Events stattfinden. Ebenfalls vermeiden, dass der Event in die Schulferien oder auf einen Feiertag fällt.)

• Allenfalls Ersatzdatum definieren

• Eckdaten des Events festlegen (Dauer, Teilnehmerzahl, Budget etc.)

• Raum- und Infrastrukturbedarf ermitteln

• Ort der Veranstaltung festlegen

• Unbedingt sicherstellen, dass eine einfache Erreichbarkeit für alle eingeladenen Gäste möglich ist (Anfahrtsdauer, öffentlicher Verkehr, Parkplätze etc).

• Passende Eventlocation ermitteln

• Unbedingt frühzeitig reservieren und falls noch nicht bekannt, persönlich vor Ort rekognoszieren.
   

Grobplanung vor dem Event

• Event-Konzept mit Budget und Eckdaten ausarbeiten (Ablauf, Termine, Budget etc.)

• Bei Firmenevents Konzept und Budget der Geschäftsleitung zur Genehmigung vorlegen (bei privaten Events vorzugsweise mit dem Partner absprechen…)

• Projektorganisation bestimmen (wer macht was bis wann – Verantwortlichkeiten, Aufgabenbereiche, Grobtermine, Stellvertretungen etc.)

• Terminplan festlegen
   

Event-Detailplanung

• Abläufe definieren

• Programm/Motto etc. festlegen

• Eventlocation definitiv reservieren, Details definieren und Vertrag abschliessen

• Eventdienstleister evaluieren & Verträge abschliessen (Catering, Unterhalter, Fotografen, Mobiliar, Technik, Transport, Deko etc.)

• Eventaktivität/Rahmenprogramm festlegen und ein passendes Angebot (Eventidee) auswählen

• Bewirtung organisieren (intern/extern), Menüs & Getränke festlegen und in entsprechender Menge organisieren

• Anreise/Abreise organisieren (Beschilderung, organisierter Transport, Fahrplan, Parkplätze etc.)

• Mobiliar/Infrastruktur (intern/extern), Technik vorgängig testen, Infrastruktur frühzeitig aufbauen

• Sicherheitskonzept erstellen (externes Personal, Notausgänge, Sanitäter, Sicherheitsdienst etc.)

• Promotionsmassnahmen (Einladungskarten, Werbung, Kundengeschenk, Dankesmailing etc.)
   

Ablauf am Event

• Personal für den Eventtag frühzeitig briefen & instruieren (intern & extern)

• Klare Aufgabenverteilung vornehmen

• Aufbau von Technik, Mobiliar & Infrastruktur inkl. Testing (Generalprobe)

• Inventar vornehmen und auf Liste festhalten

• Empfang, Begrüssung und Betreuung der Gäste sowie weiteren Personen (Unterhalter, Moderator etc.)

• Ablauf/Zeitplan regelmässig überprüfen

• Dank und Verabschiedung der Gäste nach dem Event (Organisation Rücktransport etc.)
   

Unmittelbar nach dem Event

• Abbau von Mobiliar/Technik/Infrastruktur

• Entsorgung

• Reinigung organisieren

• Erste Manöverkritik
   

Nach dem Event

• Debriefing an interne Mitarbeiter und externe Partner

• Inventar prüfen

• Abrechnungen vornehmen und Budgetabgleich (SOLL/IST)

• Dankesmail/Brief an Gäste (Fotogalerie, Umfrage/Feedback)
  
   

...mit Hilfe vom DJWOIFERL-Eventteam zum Erfolgsevent!